Rok 2005

Na podstawie art. 4 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późniejszymi zm.), ustawy z 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 z późniejszymi zm.), rozporządzenia Ministra Finansów z 20 września 2004 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 209, poz. 2132 z późniejszymi zm.) oraz rozporządzenia ministra Finansów z 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 153, poz. 1752) w związku z §13 pkt 1 umowy Nr Z/2.08/III/3.1/135/04/U/16/05 o dofinansowanie Projektu zarządzam, co następuje:

§ 1. 1. Służby finansowe prowadzą rachunkowość, odnośnie realizowanego Projektu nr Z/2.08/III/3.1/135/04 „Budowa sieci kanalizacji sanitarnej oraz wodociągu gminnych miejscowości Międzylesie”, zwanego dalej Projektem, zgodnie z praktyką dobrej rachunkowości (wyodrębnienie księgowe od innych źródeł finansowania), by możliwe było przy każdej kontroli wykazanie pełnej ewidencji odnośnie Projektu dofinansowanego ze środków funduszy unijnych.

2. Służby finansowe zobowiązane są stosować określone ustawą zasady rachunkowości dla jasnego, rzetelnego i wiernego wykorzystania i zarządzania funduszami pomocowymi.

§ 2. W celu jednakowego księgowania i grupowania operacji istotnych dla wykorzystania środków zaangażowanych w realizację Projektu, służby finansowe zobowiązane są do stosowania rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych z 20 września 2004 r. (Dz.U. Nr 209, poz. 2132) i Zakładowego Planu Kont wprowadzonego Zarządzeniem Nr 3/2004 Wójta Gminy Skąpe z dnia 8 stycznia 2004r. w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości dla Urzędu Gminy w Skąpem.

§ 3.1. Rachunkowość wykorzystania funduszy pomocowych dla Projektu prowadzona jest w księgach Urzędu Gminnego przy pomocy systemu komputerowego RADIX.

2. Dostęp do wyżej wymienionego systemu mają osoby na stanowisku księgowego i jest on zabezpieczony hasłem.

3. Do ewidencji wykorzystania funduszy pomocowych stosuje się następujące konta z zakładowego Planu Kont:

• 011 – Środki trwałe
• 080 – Inwestycje (środki trwałe w budowie)
• 130 – Rachunek bieżący
• 133 – Rachunek budżetu
• 137 – Rachunki środków funduszy pomocowych
• 223 – Rozliczenie wydatków budżetowych
• 227 – Rozliczenie dochodów ze środków funduszy pomocowych
• 228 – Rozliczenie wydatków ze środków funduszy pomocowych
• 240 – Pozostałe rozrachunki
• 260 – Zobowiązania finansowe (prefinansowanie)
• 800 – Fundusz jednostki
• 810 – Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje
• 860 – Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy
• 901 – Dochody budżetu
• 902 – Wydatki budżetu
• 907 – Dochody z funduszy pomocowych
• 908 – Wydatki z funduszy pomocowych
• 960 –Skumulowana nadwyżka lub niedobór na zasobach budżetu
• 961 – Niedobór lub nadwyżka budżetu
• 967 – Fundusze pomocowe

4. Księgowanie operacji z udziałem funduszy europejskich na prefinansowanie dotyczące realizacji Projektu:

a) Ujmowanie w księgach rachunkowych jednostki:
1) Wpływ środków na realizację projektu:
Wn 137 – Rachunek środków funduszy pomocowych
Ma 228 – Rozliczenie wydatków z funduszy pomocowych
2) Realizacja faktury /należy podzielić na wydatki kwalifikowane i niekwalifikowane/:
Wn 080 – Inwestycje
Ma 240 – Pozostałe rozrachunki
3) Wpływ środków z budżetu na opłacenie udziału własnego:
Wn 130 – Rachunek bieżący
Ma 223 – Rozliczenie wydatków budżetowych
4) Zapłata faktury VAT wykonawcy ze środków pochodzących z udziału własnego:
Wn 240 – Pozostałe rozrachunki
Ma 130 – Rachunek bieżący
i równoległe
Wn 810 – Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje
Ma 800 – Fundusz jednostki
5) Zapłata faktury VAT wykonawcy ze środków pochodzących z zaciągniętej pożyczki w BGK:
Wn 240 – Pozostałe rozrachunki
Ma 137 – Rachunki środków funduszy pomocowych
i równolegle
Wn 810 – Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje
Ma 800 – Fundusz jednostki
6) Przeksięgowanie wydatków na podstawie sprawozdania:
Wn 228 – Rozliczenie wydatków ze środków funduszy pomocowych
Ma 800 – Fundusz jednostki
Wn 223 – Rozliczenie wydatków budżetowych
Ma 800 – Fundusz jednostki
7) Przeksięgowanie dotacji:
Wn 800 – Fundusz jednostki
Ma 810 – Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje

b) Ujmowanie w księgach rachunkowych budżetu:
1) Wpływ pożyczki w wysokości opłaconej faktury:
Wn 137 – Rachunek środków funduszy pomocowych
Ma 260 – Zobowiązania finansowe
2) Wpłata na rachunek wykonawcy:
Wn 228 – Rozliczenie wydatków ze środków funduszy pomocowych, płatność wysokości zaciągniętej pożyczki:
Ma 137 – Rachunek środków funduszy pomocowych
3) Wpłata na rachunek wykonawcy wysokości udziału własnego Gminy:
Wn 223 – Rozliczenie wydatków budżetowych
Ma 133 – Rachunek budżetu
4) Wpływ środków od wojewody – zatwierdzone sprawozdania z realizacji Projektu:
Wn 137 – Rachunek środków funduszy pomocowych
Ma 907 – Dochody z funduszy pomocowych
5) Spłata pożyczki na prefinansowanie:
Wn 260 – Zobowiązania finansowe
Ma 137 – Rachunek środków funduszy pomocowych
6) Przeksięgowanie wydatków na podstawie sprawozdania jednostki:
Wn 908 – Wydatki z funduszy pomocowych
Ma 228 – Rozliczenie wydatków ze środków funduszy pomocowych
i
Wn 902 – Wydatki budżetu
Ma 223 – Rozliczenie wydatków budżetowych
7) Przeksięgowanie roczne wydatków i dochodów:
Wn 967 – Fundusze pomocowe
Ma 908 – Wydatki z funduszy pomocowych

Wn 960 – Skumulowana nadwyżka lub niedobór budżetu
Ma 902 – Wydatki budżetu

Wn 907 – Dochody z funduszy pomocowych
Ma 967 – Fundusze pomocowe.

5. Odsetki od środków z funduszy strukturalnych podlegające zaliczeniu na dochody:
a) Ujmowane w księgach rachunkowych budżetu:
1) Dopisanie odsetek:
Wn 137 – Rachunek środków funduszy pomocowych
Ma 227 – Rozliczenie dochodów ze środków funduszy pomocowych
2) Przeksięgowanie odsetek na dochody własne:
WN 227 – Rozliczenie dochodów ze środków funduszy pomocowych
Ma 901 – Dochody budżetu
3) Przelew odsetek na rachunek budżetu:
WN 133 – Rachunek budżetu
Ma 137 – Rachunek środków funduszy pomocowych
b) Ujmowane w księgach rachunkowych jednostki:
1) Dopisanie odsetek:
Wn 137 – Rachunek środków funduszy pomocowych
Ma 227 – Rozliczenie dochodów ze środków funduszy pomocowych
2) Przekazanie odsetek do budżetu:
Wn 227 – Rozliczenie dochodów ze środków funduszy pomocowych
Ma 137 – Rachunek środków funduszy pomocowych

6. Przeksięgowania dotyczące ustalenia wyniku finansowego:
1) Ewidencja wydatków podlegających refundacji, która nastąpi w roku następnym:
a) Rozliczenie wydatków na podstawie sprawozdania Rb-28S z jednostki, której wcześniej przekazano środki wydatków budżetu:
i) Przekazanie środków:
Wn 228 – Rozliczenie wydatków ze środków funduszy pomocowych
Ma 137 – Rachunek środków funduszy pomocowych
ii) Przeksięgowanie na podstawie sprawozdań Rb-28S
Wn 908 – Wydatki z funduszy pomocowych
Ma 228 – Rozliczenie wydatków ze środków funduszy pomocowych
iii) Przeksięgowanie wydatków
Wn 967 – Fundusze pomocowe
Ma 908 – Wydatki z funduszy pomocowych
w tym przypadku mamy ujemne saldo funduszy, które należy pokazać w bilansie ze znakiem minus
b) Wpływ środków na wyodrębniony rachunek wydatków roku następnym:
i) Wpływ środków:
Wn 137 – Rachunek środków funduszy pomocowych
Ma 907 – Dochody z funduszy pomocowych
ii) Przeksięgowanie na koniec roku
Wn 907 – Dochody z funduszy pomocowych
Ma 967 – Fundusze pomocowe
Wydatków przypadku braku wpływy środków /niewłaściwa realizacja projektu/ ujemne saldo konta 967 /Fundusze pomocowe/ należy przeksięgować zapisem:
Wn 960 – Skumulowana nadwyżka lub niedobór budżetu
Ma 967- Fundusze pomocowe

2) Ewidencja wydatków poniesionych przed podpisaniem umowy o dofinansowanie ze środków pomocowych:
a) Rozliczenie zaliczonych wydatków na podstawie sprawozdania Rb-28S:
Wn 902 – Wydatki budżetu
Ma 223 – Rozliczenie wydatków budżetowych
b) Przeksięgowanie na koniec roku:
Wn 961 – Niedobór lub nadwyżka budżetu
Ma 902 – Wydatki budżetowe
c) Przeksięgowanie po przyjęciu sprawozdania:
Wn 960 – Skumulowana nadwyżka lub niedobór na zasobach budżetu
Ma 961 – Niedobór lub nadwyżka budżetu
W roku następnym po przyjęciu tych wydatków do projektu:
d) Otrzymane środki z funduszy:
Wn 137 – Rachunek środków wydatków funduszy pomocowych
Ma 907 – Dochody z funduszy pomocowych
e) Przeksięgowanie wydatków z roku ubiegłego
Wn 967 – Fundusze pomocowe
Ma 960 - Skumulowana nadwyżka lub niedobór na zasobach budżetu
f) Przeksięgowanie dochodów z funduszy pomocowych:
Wn 907 – Dochody z funduszy pomocowych
Ma 967 – Fundusze pomocowe
3) Ewidencja wpływu środków bezpośrednio na rachunek jednostki:
a) Wpływ środków:
Wn 137 – Rachunek środków funduszy pomocowych
Ma 228 – Rozliczenie wydatków ze środków funduszy pomocowych
b) Poniesione wydatki:
Wn 080 – Inwestycje
Ma 137 – Rachunek środków funduszy pomocowych
Równolegle
Wn 810 – Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje
Ma 800 – Fundusz jednostki
c) Rozliczenie wydatków:
Wn 228 – Rozliczenie wydatków ze środków funduszy pomocowych
Ma 800 – Fundusz jednostki
d) Przeksięgowanie kosztów:
Wn 860 – Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy
Ma 080 - Inwestycje
e) Przeksięgowanie dotacji:
Wn 800 – Fundusz jednostki
Ma 810 – Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje
W budżecie:
f) Wpływ środków:
Wn 228 – Rozliczenie wydatków ze środków funduszy pomocowych
Ma 907 – Dochody z funduszy pomocowych
g) Rozliczenie wydatków:
Wn 908 – Wydatki z funduszy pomocowych
Ma 228 – Rozliczenie wydatków ze środków funduszy pomocowych
h) Przeksięgowanie roczne dochody:
Wn 907 – Dochody z funduszy pomocowych
Ma 967 – Fundusze pomocowe
i) Przeksięgowanie roczne wydatki:
Wn 967 – Fundusze pomocowe
Ma 908 – Wydatki z funduszy pomocowych

§ 4.1. Gmina dla zapewnienia płynności finansowania projektu korzysta z prefinansowania. W tym celu otwiera rachunek projektu w Banku Gospodarstwa Krajowego w Warszawie Oddział w Poznaniu, za pośrednictwem, którego będzie dokonywała płatności związanych z realizacja Projektu. Na rachunek ten składa się rachunek środków własnych pożyczkobiorcy oraz rachunek pożyczki.

2. Odsetki od pożyczki zaciągniętej w ramach prefinansowania, jako koszty obsługi długu są planowane i wykonane w wydatkach budżetu na zasadach ogólnych. Odsetki zapłacone w trakcie trwania realizacji Projektu i przed oddaniem inwestycji do użytkowania zwiększają nakłady ujęte na koncie 080 – Inwestycje (środki trwałe w budowie).

§ 5. Procedura dokonywania płatności za roboty odebrane w ramach realizowanego Projektu powinna obejmować następujące etapy:
1) Rejestracja wpływu faktury wraz protokołem odbioru.
2) Kontrola merytoryczna faktury – polega ona na sprawdzeniu, czy zdarzenie gospodarcze przedstawione w dokumencie księgowym jest zgodne z rzeczywistością, zawartymi umowami, procedurami wynikającymi z ustawy o zamówieniach publicznych i innych. Ważne znaczenie merytoryczne mają takie szczegóły kontroli, jak:
- prawidłowe nazewnictwo dokonanych operacji, ich symbolika klasyfikacyjna,
- pomiar ilościowy i wartościowy (w tym ceny, stawki itp.),
- informacje o płatności,
- dane o rachunku bankowym,
- identyfikacja podmiotowa i przedmiotowa,
- informacje dodatkowe (np. środki transportu, opakowania, atesty jakościowe),

3) Kontrola formalna faktury – dokument ten musi spełniać określone wymogi formalne zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 27 kwietnia 2004 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2004 r. nr 97 poz. 971).

4) Kontrola rachunkowa faktury – polega na dokładnym sprawdzeniu, czy dane liczbowe na dowodach księgowych są prawidłowo wyliczone rachunkowo, zgodnie z zasadami działań matematycznych i obowiązującymi normami (normy zaokrągleń, obliczeń podatkowych itp.) oraz czy odpowiadają kwotom wynikającym z harmonogramu rzeczowo-finansowego. Osoby dokonujące kontroli rachunkowej powinny przeprowadzić obliczenia od początku w sposób prawidłowy, niezależnie od danych wynikowych na dowodzie księgowym. Kontrolujący nie może z góry akceptować sposobów obliczeń bez względu na to, kto je uprzednio wykonywał. Dowód po kontroli rachunkowej nie może już zawierać żadnych błędów rachunkowych.
Przeprowadzenie powyższych kontroli musi być odpowiednio uwidocznione za pomocą daty i podpisów osób sprawdzających. Dokumenty, które nie zostały poddane kontroli i nie spełniają wymienionych wymogów, nie mogą być ani zadekretowane, ani dopuszczone do ewidencji księgowej. Kontrolę przeprowadza się zgodnie z zasadą dwóch par oczu przez dwie osoby z służb finansowych.
W razie ujawnienia w toku kontroli nieprawidłowości, kontrolujący:
- zwraca bezzwłocznie nieprawidłowe dokumenty wystawcy lub właściwym komórkom z wnioskiem o dokonanie zmian lub uzupełnień,
- odmawia podpisu dokumentów nierzetelnych lub dotyczących operacji sprzecznych z obowiązującymi przepisami,
- o odmowie podpisania dokumentu i jej przyczynach główny księgowy zawiadamia pisemnie kierownika jednostki. Kierownik jednostki może wstrzymać realizację zakwestionowanej kwoty lub operacji albo może wydać w formie pisemnej polecenie jej realizacji.

5) Służby finansowo - księgowe sporządzają dyspozycje przelewów, w proporcjonalnym udziale środków własnych Pożyczkobiorcy (rachunek środków własnych) i pożyczki (rachunek pożyczki). Na każdej fakturze należy wskazać proporcję (75% - 25%), w jakiej ma zostać zapłacona z poszczególnych rachunków Projektu.

6) Po zakończeniu czynności kontrolnych dowody księgowe (faktura wraz z dyspozycjami przelewów) uznane za prawidłowe są kierowane do fazy dekretacji, a następnie przechodzą do akceptacji. Akceptacji dokonuje Wójt (kierownik jednostki) lub zastępca Wójta oraz Skarbnik Gminy (główny księgowy) lub zastępca głównego księgowego.

7) Przygotowane dokumenty dostarcza się do Banku Gospodarstwa Krajowego Oddział w Poznaniu w celu dokonania płatności wykonawcom, zgodnie z harmonogramem płatności.

8) Po otrzymaniu z BGK Oddział w Poznaniu wyciągu z rachunku bankowego Projektu następuje zgodne z dekretem księgowanie.

§ 6. Wszystkie dokumenty związane z realizacją Projektu przechowywane są w siedzibie Urzędu Gminy, w odpowiednio zabezpieczonej szafie, w oddzielnym segregatorze.

§ 7. Wykonanie zarządzenia powierza się Skarbnikowi Gminy.

§ 8. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

 

Wójt

/-/ Zbigniew Woch